Hệ thống quản lý vận tải là gì? Cách hoạt động, vai trò, tiềm năng

Ngành vận tải đang trải qua sự phát triển nhanh chóng. Và để quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng của họ, các doanh nghiệp cần tìm kiếm các biện pháp quản lý vận tải giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa doanh thu và giảm thiểu chi phí. Vậy hệ thống quản lý vận tải là gì và làm thế nào để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng eParking khám phá bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về chiến lược và phương pháp quản lý vận tải.

Hệ thống quản lý vận tải TMS là gì?

Hệ thống Quản lý Vận tải (Transportation Management System – TMS) là một nền tảng xây dựng trên đám mây, nhằm đơn giản hóa quy trình giao hàng. TMS cho phép các chủ hàng tự động hóa các quy trình của họ và thu thập thông tin chi tiết giá trị để tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho các lô hàng trong tương lai.

Chức năng cốt lõi của TMS là giúp các công ty tìm kiếm loại hình vận tải với cước phí tốt nhất cho các lô hàng của họ. Hệ thống Quản lý Vận tải cũng hỗ trợ quản lý hiệu quả các đơn vị vận chuyển, theo dõi hoá đơn vận chuyển, lập kế hoạch vận chuyển đi và đến, và xử lý các yêu cầu bồi thường thiệt hại,…

Cách hệ thống quản lý vận tải TMS hoạt động

Tất cả thông tin về hàng hóa, nhà vận chuyển, và người giao hàng sẽ được thu thập và lưu trữ tại Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS). Tại đây, dữ liệu sẽ được phân tích, so sánh và đối chiếu, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa các tuyến đường, hình thức vận chuyển, và theo dõi tiến độ giao hàng một cách hiệu quả.

Điểm mạnh nhất của TMS là khả năng phân tích dữ liệu, cho phép doanh nghiệp theo dõi và nhận báo cáo chi tiết về hoạt động vận chuyển cũng như hiệu quả của các đơn vị giao nhận. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Thêm vào đó, TMS tích hợp dễ dàng với Hệ thống Quản lý Kho (WMS) và phần mềm Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP). Mỗi phần mềm đảm nhận một chức năng cụ thể, khi kết hợp lại sẽ tạo nên một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng toàn diện, hỗ trợ các hoạt động từ đầu đến cuối:

• ERP giúp lập kế hoạch nguồn lực, quản lý tài chính, lưu trữ đơn hàng và lập hóa đơn.
• WMS quản lý kho bãi, sắp xếp hàng hóa, thực hiện đơn hàng, vận chuyển, giao nhận và theo dõi hàng tồn kho.
• TMS chịu trách nhiệm quản lý vận chuyển hàng hóa, tối ưu hóa tuyến đường và chi phí vận chuyển.

TMS – Hệ thống quản lý vận tải: Lợi ích và Tiềm năng

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vận tải, logistics và các chủ hàng lớn đang dần áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong số đó, phần mềm quản lý vận tải (TMS) đóng một vai trò quan trọng. 

Tối ưu hóa tuyến đường

Giải quyết các bài toán tối ưu vận tải VPR là một tính năng nổi bật, đặc biệt trong việc quản lý giao hàng đa kênh, đa điểm với nhiều thách thức cho người vận hành.

Bằng cách hợp nhất tuyến đường và áp dụng các thuật toán hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning), hệ thống TMS có thể đề xuất phương pháp vận chuyển hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất cho một nhóm đơn đặt hàng.

Giảm chi phí phân phối và kho

Việc kết nối thông tin giữa kho hàng và xe tải thường dẫn đến lãng phí thời gian do phải chờ đợi chứng từ và bốc xếp hàng hóa.

Bằng cách quản lý đội xe hiệu quả, sử dụng nhân lực và không gian hợp lý hơn, và phối hợp chặt chẽ giữa các chức năng vận chuyển và thực hiện, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí phân phối và tồn kho.

Nâng cao khả năng theo dõi chuỗi cung ứng

Nhờ khả năng giám sát và theo dõi chu kỳ đơn hàng và giao hàng theo thời gian thực, người vận hành có thể kiểm tra toàn bộ thông tin về hàng hóa bất cứ lúc nào.

Tiết kiệm chi phí hành chính và giảm thiểu sai sót hóa đơn

Hệ thống TMS có khả năng theo dõi và đối chiếu hóa đơn với các bên liên quan như chủ hàng, chủ xe. Việc tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả so với các thủ tục thủ công. Chi phí vận chuyển hàng hóa được cập nhật dễ dàng qua ứng dụng di động của tài xế hoặc thông qua hóa đơn điện tử tự động trên phần mềm quản lý vận tải TMS.

Quản lý vận chuyển trên một nền tảng duy nhất

Phương pháp truyền thống quản lý vận tải, tài xế và hàng hóa mất nhiều thời gian do phải gọi điện, điều phối chuyến và kiểm tra tình trạng hàng hóa qua email hoặc các ứng dụng như Zalo.

Phần mềm quản lý vận tải TMS tích hợp toàn bộ thông tin vận chuyển từ GPS, hộp đen, giúp hợp nhất quy trình và tiết kiệm thời gian.

Báo cáo hiệu quả kinh doanh (KPI)

Thay vì phải chờ đợi kế toán tổng hợp tình hình kinh doanh qua Excel, thường có nhiều sai sót trong báo cáo, hệ thống TMS cung cấp nhiều mẫu báo cáo chuyên dụng cho quản lý vận tải. Những báo cáo trực quan này giúp ban giám đốc đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả và cải tiến quy trình hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

TMS cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt cho từng khách hàng, giúp họ dễ dàng nắm bắt các trạng thái hàng hóa như đang chờ lấy hàng, đang giao, đã giao hàng,… Việc cung cấp các cập nhật theo thời gian thực gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Tăng khả năng mở rộng kinh doanh

Trong môi trường vận tải với nhiều đội xe, khách hàng và tuyến lộ trình, việc điều phối và quản lý theo phương pháp truyền thống tốn nhiều chi phí cho nhân sự và yêu cầu chuyên môn cao về vận tải. Điều này đặc biệt khó khăn khi doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, đòi hỏi nhân sự phải có kinh nghiệm trong việc điều phối điểm lấy hàng, giao hàng và quản lý tuyến đường.

Với hệ thống TMS, chỉ cần một nhân sự được đào tạo về nghiệp vụ là có thể dễ dàng vận hành toàn bộ hoạt động vận tải của doanh nghiệp. TMS tự động hóa việc lập kế hoạch vận tải, giúp giảm thời gian làm việc từ 3-5 tiếng/người/ngày xuống còn 5 phút/ngày cho một đội xe khoảng 50 chiếc và từ 100 đến 150 điểm giao hàng.

Một quy trình phức tạp hơn đòi hỏi phải ghi nhận các mốc thời gian và số liệu vận chuyển nhất định trước khi thanh toán, chẳng hạn như bằng chứng về việc giao hàng, nhận hàng và thời gian vận chuyển. TMS cung cấp giải pháp quản lý vận tải không thể thiếu, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng TMS?

Hệ thống vận tải thường được ứng dụng bởi các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa thường xuyên với quy mô lớn, bao gồm:

• Nhà sản xuất.
• Nhà phân phối.
• Các công ty thương mại điện tử.
• Doanh nghiệp bán lẻ.

Các công ty cung cấp dịch vụ hậu cần, chẳng hạn như các công ty Logistics bên thứ ba và bên thứ tư (3PL và 4PL) và nhà cung cấp dịch vụ Logistics (LSP).

Người sử dụng TMS thường là các doanh nghiệp có ngân sách vận chuyển lớn, thường trên 100 triệu USD cho hoạt động vận chuyển hàng hóa hàng năm. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, có ngân sách từ 5 đến 10 triệu USD hàng năm cho việc vận chuyển hàng hóa, họ có thể quản lý chuỗi cung ứng của mình thông qua các phương tiện truyền thống như bảng tính và email.

Hệ thống TMS khác WMS như thế nào?

TMS (Transportation Management System) và WMS (Warehouse Management System) là hai hệ thống phần mềm khác nhau có mục tiêu và tính năng riêng biệt trong quản lý chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hóa.

TMS được thiết kế đặc biệt cho việc quản lý vận chuyển hàng hóa và các quy trình liên quan đến việc giao nhận, vận chuyển, và theo dõi tiến độ của chúng. Nó giúp tối ưu hóa lựa chọn vận tải, quản lý tuyến đường, và tiết kiệm chi phí vận chuyển. TMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao hàng của họ và cải thiện hiệu suất.

WMS, ngược lại, tập trung vào việc quản lý kho hàng. Nó giúp quản lý tồn kho, theo dõi lịch sử và vị trí của các sản phẩm trong kho, tối ưu hóa sắp xếp kho hàng và thực hiện các quy trình liên quan đến lưu trữ và xử lý hàng hóa trong kho.

Mặc dù TMS và WMS có mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, chúng có thể hoạt động cùng nhau để tạo ra một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng toàn diện. Khi tích hợp TMS và WMS, doanh nghiệp có khả năng quản lý cả vận chuyển hàng hóa và quản lý kho hàng một cách hiệu quả hơn. Hệ thống này cung cấp thông tin, báo cáo từ cả hai phía, giúp doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ việc quản lý tồn kho đến giao nhận hàng hóa.

Hy vọng bài viết của eParking đã giúp các bạn hiểu sâu hơn về hệ thống quản lý vận tải là gì. Đồng thời có câu trả lời để tìm được giải pháp quản lý hệ thống giao hàng hiệu quả.

Xem thêm:

• PHẦN MỀM NHẬN DẠNG BIỂN SỐ XE QUA CAMERA ANPR/ LPR LÀ GÌ
• TÌM HIỂU QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÃI ĐỖ XE THÔNG MINH
• Có Nên Lắp Camera Giám Sát Không? Tìm Hiểu Mục Đích Và Vị Trí Lắp Đặt Của Camera Giám Sát