Ngày nay, có rất nhiều tòa nhà văn phòng được xây dựng để phục vụ nhu cầu của các công ty, doanh nghiệp. Bài viết này của eParking sẽ chia sẻ đến bạn cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả.
Mục lục bài viết
Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Quản lý tòa nhà văn phòng là công việc bao gồm các hoạt động trong lĩnh vực quản lý và vận hành để đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động một cách ổn định và hiệu quả nhất. Những dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ giúp nhà đầu tư có thể tiết kiệm nhiều chi phí và cảm thấy thoải mái trong quá trình làm việc tại văn phòng.
Cách quản lý tòa nhà văn phòng
Những công việc trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng
Quản lý hợp đồng
Đối với trường hợp chủ đầu tư đã thuê đơn vị quản lý vận hành thì quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý tòa nhà sẽ chỉ bao gồm các công việc thuộc về hoạt động vận hành của dự án như an ninh, vệ sinh, cây xanh, bảo trì máy móc,…
Nếu chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với những đơn vị nhà thầu thì ban quản lý vận hành sẽ thực hiện giám sát rồi báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu với chủ đầu tư. Còn nếu chủ đầu tư đã ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà để ký kết hợp đồng cùng với các nhà thầu thì ban quản lý cần phải thực hiện đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện theo đúng các điều khoản, đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.
Quản lý hợp đồng
Quản lý nhân sự
Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà phụ trách nhiều mảng khác nhau trong các công việc nhằm đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của các nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát một cách chặt chẽ, đảm bảo cho công việc hoàn thành theo đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn.
Quản lý nhân sự
Quản lý tài chính
Để áp dụng các cách quản lý tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả sẽ cần đến các khoản chi phí vận hành hàng tháng cho những dịch vụ thiết yếu như an ninh, vệ sinh, cây xanh, điện – nước, côn trùng, rác thải,… Đơn vị quản lý sẽ cần phải thực hiện quản lý, lập các báo cáo tài chính hàng tháng để gửi cho chủ đầu tư.
Nếu chủ đầu tư đã ủy quyền cho ban quản lý thực hiện thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ tiến hành làm việc trực tiếp với các khách hàng về những vấn đề tài chính, thu chi phí đúng kỳ hạn cũng như lập báo cáo chi tiết, danh sách gửi đến chủ đầu tư. Thế nên, bộ phận quản lý tài chính sẽ cần phải thực hiện công việc một cách minh bạch, rõ ràng để khách hàng có thể tin tưởng và yên tâm.
Chăm sóc khách hàng
Chăm sóc khách hàng là công việc tiếp theo trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng. Bộ phận quản lý sẽ tiếp nhận phản hồi, xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp các thắc mắc và giới thiệu các phòng chức năng đến các khách hàng, cư dân. Các hoạt động này sẽ đem đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất và sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ quản lý văn phòng.
Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà
Công việc bảo trì tòa nhà sẽ được đơn vị quản lý đảm nhiệm. Những thiết bị kỹ thuật như hệ thống điện, nước, thông gió, internet, camera,… cần phải được vận hành một cách tốt nhất để tòa nhà hoạt động ổn định và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho các khách hàng khi đến tòa nhà.
Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà
Đảm bảo dịch vụ vệ sinh
Đảm bảo dịch vụ vệ sinh chung của tòa nhà, văn phòng cho thuê cũng là công việc mà ban quản lý cần phải quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà cần phải đảm bảo vệ sinh cho các khu vực sảnh, hành lang,… được sạch sẽ và xử lý rác thải sau khi dọn dẹp.
Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà
Tòa nhà văn phòng là nơi có rất nhiều nhân sự làm việc và tiếp đón nhiều khách hàng nên hệ thống an ninh cần phải được trang bị đầy đủ, hiện đại. Hệ thống camera cần phải hoạt động ổn định và các nhân viên an ninh phải được đào tạo nghiệp vụ một cách bài bản nhằm đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà.
Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà
Các cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả
Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ
Tòa nhà văn phòng nếu không đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ giảm sức hút đối với các khách hàng. Vì thế, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để có thể phát hiện kịp thời và xử lý các phần hư hỏng giúp giảm bớt các tổn thất của tòa nhà. Vì thế, chủ đầu tư nên thực hiện quá trình bảo trì theo định kỳ như sau:
- Định kỳ 1 tháng 1 lần: Bảo trì hệ thống thông gió, điện, nước,…
- Định kỳ 3 tháng 1 lần: Chăm sóc các cảnh quan của tòa nhà
- Định kỳ 1 năm 1 lần: Xử lý các vết nứt trên tường, sàn nhà,…
Hiểu và nắm rõ về các thông tin trên hợp đồng cho thuê
Mỗi khách hàng khác nhau sẽ sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng với từng hợp đồng khác nhau. Ban quản lý tòa nhà cũng cần hiểu rõ để giúp chủ đầu tư thực hiện tốt cam kết. Đặc biệt, ban quản lý tòa nhà còn giữ vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu những tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư.
Hiểu và nắm rõ về các thông tin trên hợp đồng cho thuê
Nắm rõ tình hình dự án
Một cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả nữa là nắm rõ bất động sản của bản thân mình từ trong ra ngoài. Chủ đầu tư và ban quản lý đều cần tìm hiểu nhu cầu và những yếu khách hàng quan tâm trong quá trình thuê văn phòng, từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn.
Bên cạnh đó, chủ đầu tư và ban quản lý cũng cần kiểm tra và chụp hình hiện trạng ban đầu của văn phòng, sau đó lập biên bản bàn giao trước khi chính thức bàn giao cho khách. Biên bản này sẽ giúp chủ đầu tư nắm rõ tình trạng bất động sản của mình và giúp khách hàng có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất khi thuê văn phòng.
Lưu trữ các thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhà
Chủ đầu tư cần chú ý đặc biệt đến việc lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong việc quản lý tòa nhà văn phòng.
- Lưu trữ thông tin của người thuê, hợp đồng: Đây là những giấy tờ rất quan trọng, chính là căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý khi có các vấn đề phát sinh. Do đó, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin này thật cẩn thận, bảo mật an toàn.
- Lưu trữ các hóa đơn, biên lai thanh toán: Đây chính là căn cứ để tính toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng của khách hàng, vì thế chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ nó một cách cẩn thận.
- Lưu trữ báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính sẽ giúp cho chủ đầu có thể tư đánh giá được tình hình kinh doanh có hiệu quả không. Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp hợp lý để điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Lưu trữ các thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhà
Xem thêm
Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê văn phòng
Một cách quản lý tòa nhà mang lại hiệu quả cao đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý nên thường xuyên giao tiếp với các khách hàng để đảm bảo mọi thứ đều được hoạt động một cách ổn định và xử lý những vấn đề mà khách hàng chưa hài lòng. Việc giao tiếp và trao đổi sẽ đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý.
Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê văn phòng
Nâng cấp chất lượng và tiện ích của tòa nhà thường xuyên
Nâng cấp chất lượng và tiện ích văn phòng thường xuyên cũng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động này về lâu dài sẽ có thể cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao sự trải nghiệm của các khách hàng. Vì thế, chủ đầu tư có thể cho thuê văn phòng với mức phí cao hơn. Ngoài ra, chủ đầu tư còn có thể gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng với khách hàng, giúp tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh.
Hy vọng qua bài viết này của eParking, các bạn đã nắm rõ được các cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả.